Nicht nur große Unternehmen sollten das Thema Datenschutz ganz groß schreiben. Auch kleine Büros, ja sogar Privathaushalte, sollten sich die Sicherheit von Daten stets als Ziel setzen. Es geht ja oft nicht nur um die eigenen Daten, sondern in vielen Fällen auch um die von Mitarbeitern oder Kunden. Die Sicherheit firmeninterner Daten sollte zu jeder Zeit gewährleistet werden.
Es kann großen Schaden anrichten, wenn man mit diesem Thema leichtfertig umgeht und Unbefugte tatsächlich Zugang zu Informationen erhalten, die sie nichts angehen. Hat hier jemand einmal nichts Gutes im Sinn und möchte die Informationen zu seinem Vorteil nutzen, kann dies für ein Unternehmen zu großen Problemen führen. Deshalb sollte man stets darauf achten, dass eine gewisse Sicherheit gewahrt wird. Dokumente sollten deshalb nach der Bearbeitung direkt weggeräumt oder sogar weggeschlossen werden, wenn möglich nicht nur in einer Schublade, sondern in einem verschließbaren Schrank oder Tresor. Nicht nur Außenstehende können eine Bedrohung darstellen. Oftmals sind es auch die eigenen Kollegen und Mitarbeiter. Emails und Faxe reichen zur Weitergabe vertraulicher Informationen nicht aus. Dies sollte vielmehr persönlich oder wenn in schriftlicher Form in einem verschlossenen Umschlag passieren. Auch der Computer ist eine Goldgrube für Datendiebe. Dieser ist deshalb zu sperren, sobald man den Raum auch nur kurz verlässt.
Zu guter Letzt ist das Vernichten von alten Dokumenten ein Muss. Man will es kaum glauben, aber auch vor Mülltonnen wird bei versuchtem Identitätsdiebstahl nicht zurück geschreckt. Man sollte also darauf achten, dass wichtige Akten bis zur Unkenntlichkeit zerkleinert werden, bevor man sie wegwirft. Hier reicht ein einfacher Aktenvernichter Partikelschnitt, wie beispielsweise der Mercury Aktenvernichter RSM1130 Mikro-Partikelschnitt von Rexel. Er ist ideal für kleinere Büros. Er kann bis zu 12 Blatt auf einmal fassen, was für Großraumbüros in den meisten Fällen nicht genügt. Doch für einen Betrieb, wo die Stückzahl der zu vernichtenden Papiere nicht allzu groß ist, kann man das Gerät nur empfehlen.
Da er mit dem System Mikro-Partikelschnitt arbeitet, entspricht der Mercury einer hohen Sicherheitsstufe. Die Dokumente werden auf eine Größe von 1,9x15 mm zerhexelt und sind somit unmöglich wieder zusammen zu setzen. Wer also auch in kleineren Büros auf Nummer sicher gehen will, für den ist dieses Gerät die optimale Lösung.