Jedes Unternehmen sollte sich der Sicherheit der eigenen Daten bewusst sein. Zu jedem Zeitpunkt müssen Daten von Kunden und Mitarbeitern so geschützt sein, dass sie nicht von Unbefugten eingesehen werden können. Das gilt selbstverständlich auch für die Zeit nachdem die eigentlichen Dokumente nicht mehr gebraucht werden und man diese entsorgt. Hier reicht es nicht, diese dem Altpapier zuzufügen. Man will es nicht für möglich halten, aber Identitätsbetrüger schrecken auch vor dem Durchwühlen von Mülltonnen nicht zurück. Deshalb ist es wichtig, die Akten zu vernichten, bevor man sie entsorgt. Dies erledigt man am besten mit Hilfe eines Aktenvernichters. Dieser ist von den verschiedensten Herstellern, wie zum Beispiel Rexel, in allen Größen und für jeden Bedarf im Handel erhältlich. Für Büros, gerade Großraumbüros, ist ein spezieller Aktenvernichter Büro zu empfehlen. Ein solcher schluckt besonders große Mengen an Papier mit einem Mal und muss nicht so oft entleert werden.
Doch was passiert eigentlich, wenn die Vernichtung von Altakten dem Unternehmen auf einmal vorgeworfen und gegen sie verwendet wird? So geschah dies vor etwa zehn Jahren in den USA. Im Zentrum der Ermittlungen stand damals der Wirtschaftsprüfer Arthur Andersen, der angeblich im Zuge einer Bilanzprüfung des pleite gegangenen Energiehändlers Enron die Justiz behindert hatte. Ihm wurde vorgeworfen, die Firma darauf aufmerksam gemacht zu haben, dass alte Akten nur für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssten, eigentlich auch nur so lange, wie es nützlich erscheine. Daraufhin war von Seiten der Justiz vermutet worden, er habe das Unternehmen dazu aufgefordert, Beweise zu vernichten. Ende vom Lied war, dass Andersen verurteilt wurde und damit die längste Zeit Wirtschaftsprüfer gewesen war. Des Weiteren wurden im Zuge dieses Verfahrens die Richtlinien zur Aktenvernichtung verschärft, durch das so genannte Sarbane-Oxley Gesetz. Zwar hatten Andersens Anwälte darauf hingewiesen, dass die Aufbewahrungsrichtlinien und die Vernichtung der Akten durchaus rechtskräftig gewesen seien, aber die Justiz konterte mit dem Argument, dass nicht einfach jedes Unternehmen kurz vor Beginn eines Ermittlungsverfahrens seine kompletten Akten vernichten könne. Man kann nur hoffen, dass die Vernichtung von Akten dadurch in Firmen nicht zu einem unkalkulierbaren Risiko wird. Doch wenn man sich an die Richtlinien hält, sollte dies an sich kein Problem darstellen.